Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI

Serwisu internetowego VOICESTORY

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem z serwisu internetowego działającego pod adresem voicestory.pl (dalej: „Serwis”), prowadzonego pod marką VOICESTORY.
2. Operatorem Serwisu oraz administratorem danych osobowych jest: MOLENDUM GROUP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu (51-180),
   Kaparowa 23/6; wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001067844, NIP: 8952264029, REGON: 526900268;
   (dalej: „Administrator”).
3. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możliwy jest pod adresem E-mail: kontakt@voicestory.pl
4. Polityka Prywatności została sporządzona w celu realizacji obowiązków informacyjnych wynikających z:
   • Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
   • ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
   • ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
5. Polityka określa w szczególności:
   • jakie dane osobowe są zbierane,
   • w jakich celach i na jakiej podstawie prawnej są przetwarzane,
   • komu mogą być przekazywane,
   • jak długo są przechowywane,
   • jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą,
   • w jaki sposób Administrator zapewnia bezpieczeństwo danych.
6. Polityka Prywatności ma zastosowanie do:
   • użytkowników odwiedzających Serwis,
   • klientów zawierających umowę najmu urządzeń VOICESTORY,
   • osób nagrywających się przy użyciu urządzeń VOICESTORY podczas wydarzeń organizowanych przez klientów,
   • osób kontaktujących się z Administratorem za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub telefonicznie.
7. Korzystanie z Serwisu oznacza zapoznanie się z treścią niniejszej Polityki Prywatności.

• DEFINICJE

1. Na potrzeby niniejszej Polityki Prywatności poniższym pojęciom nadaje się następujące znaczenie:
   • Administrator – MOLENDUM GROUP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
     z siedzibą we Wrocławiu (51-180), ul. Kaparowa 23/6, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001067844, NIP 8952264029, REGON 526900268, będąca administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO,
   • Serwis – serwis internetowy działający pod adresem voicestory.pl prowadzony pod marką VOICESTORY, umożliwiający w szczególności dokonanie rezerwacji urządzeń, zawarcie umowy najmu oraz zapoznanie się z ofertą Administratora,
   • Klient – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawiera z Administratorem umowę najmu urządzenia VOICESTORY,
   • Użytkownik – każda osoba korzystająca z Serwisu, w tym odwiedzająca stronę internetową, korzystająca z formularzy kontaktowych lub dokonująca rezerwacji,
   • Umowa – umowa najmu urządzenia VOICESTORY zawierana na odległość za pośrednictwem Serwisu, na zasadach określonych w regulaminie Serwisu,
   • Wydarzenie – wydarzenie organizowane przez Klienta, w szczególności wesele, uroczystość rodzinna, wydarzenie firmowe, jubileusz, spotkanie okolicznościowe lub inne wydarzenie, podczas którego wykorzystywane jest urządzenie VOICESTORY,
   • Urządzenie – telefon lub inne urządzenie udostępniane przez Administratora
     w ramach Umowy, umożliwiające rejestrowanie nagrań głosowych uczestników Wydarzenia,
   • Osoba nagrywana – osoba fizyczna korzystająca z Urządzenia podczas Wydarzenia i rejestrująca nagranie głosowe,
   • Nagranie – utrwalony zapis dźwięku, w tym głosu oraz treści wypowiedzi Osoby nagrywającej się, zapisany przy użyciu Urządzenia,
   • RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

• KATEGORIE OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

1. Administrator przetwarza dane osobowe następujących kategorii osób:
   • Klientów – tj. osób zawierających z Administratorem Umowę najmu Urządzenia za pośrednictwem Serwisu,
   • Użytkowników Serwisu – tj. osób odwiedzających stronę internetową voicestory.pl ,
   • korzystających z formularzy kontaktowych, zapisujących się do newslettera (jeżeli będzie prowadzony) lub podejmujących inne działania w Serwisie.
2. Osób nagrywających się – tj. osób fizycznych, które podczas Wydarzenia korzystają
   z Urządzenia i rejestrują Nagranie.
3. Osób kontaktujących się z Administratorem – w szczególności za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub formularza kontaktowego.
4. Administrator przetwarza wyłącznie dane osobowe niezbędne do realizacji celów określonych w niniejszej Polityce Prywatności, zgodnie z zasadą minimalizacji danych wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.

• DANE KLIENTÓW – ZAKRES, CELE, PODSTAWY PRAWNE I OKRES PRZECHOWYWANIA

1. Administrator przetwarza dane osobowe Klientów w związku z zawarciem i wykonaniem Umowy za pośrednictwem Serwisu.
2. Zakres przetwarzanych danych obejmuje w szczególności:
   • imię i nazwisko,
   • adres E-mail,
   • numer telefonu,
   • adres do wysyłki Urządzenia,
   • dane do faktury (w tym nazwę firmy, adres siedziby, NIP – jeżeli dotyczy),
   • dane dotyczące dokonanych płatności.
3. Dane Klientów przetwarzane są w następujących celach:
   • zawarcia i wykonania Umowy, w tym obsługi rezerwacji, realizacji płatności, wysyłki
     i odbioru Urządzenia oraz przekazania Nagrań – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
   • realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
   • dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora),
   • prowadzenia działań marketingowych – wyłącznie w przypadku wyrażenia odrębnej zgody – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania Umowy. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości dokonania rezerwacji oraz realizacji usługi.
5. Dane Klientów przechowywane są:
   • przez okres obowiązywania Umowy oraz do czasu jej prawidłowego wykonania,
   • po zakończeniu Umowy – przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń,
   • w zakresie dokumentów księgowych – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego.
6. Administrator nie podejmuje wobec Klientów decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania, o ile nie zostanie to wyraźnie wskazane w odrębnych postanowieniach.

• DANE OSÓB NAGRYWANYCH

1. Administrator przetwarza dane osobowe Osób nagrywanych wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy zawartej z Klientem.
2. Zakres przetwarzanych danych obejmuje:
   • głos Osoby nagrywającej się,
   • treść wypowiedzi utrwalonej w Nagraniach,
   • ewentualne dane osobowe ujawnione dobrowolnie w treści Nagrania przez Osobę nagrywaną.
3. Administrator nie weryfikuje tożsamości Osób nagrywanych oraz nie przypisuje Nagrań do konkretnych danych identyfikacyjnych tych osób.
4. Dane Osób nagrywanych przetwarzane są wyłącznie w celu:
   • umożliwienia rejestracji Nagrań przy użyciu Urządzenia,
   • technicznego zabezpieczenia, zgrania i przekazania Nagrań Klientowi,
   • realizacji Umowy zawartej z Klientem.
5. Podstawą prawną przetwarzania danych Osób nagrywanych jest:
   • 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy zawartej z Klientem,
   • 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prawidłowej realizacji usługi oraz zabezpieczeniu przed ewentualnymi roszczeniami.
6. Administrator nie analizuje treści Nagrań, nie dokonuje ich profilowania, nie wykorzystuje ich do celów marketingowych ani nie udostępnia ich osobom trzecim, z wyjątkiem podmiotów świadczących usługi techniczne na rzecz Administratora (np. hosting, obsługa IT), na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.
7. Nagrania przechowywane są przez okres niezbędny do ich technicznego przetworzenia i przekazania Klientowi, nie dłużej jednak niż 60 dni od dnia zwrotu Urządzenia.
8. Po upływie 60 dni od dnia zwrotu Urządzenia Nagrania są trwale i nieodwracalnie usuwane z systemów Administratora.
9. Administrator nie archiwizuje Nagrań po upływie wskazanego okresu oraz nie przechowuje ich kopii zapasowych po ich usunięciu.
10. Klient zobowiązany jest do poinformowania uczestników Wydarzenia o fakcie nagrywania rozmów przy użyciu Urządzenia oraz o tym, że administratorem danych osobowych jest Administrator. Informacja taka powinna zostać przekazana w sposób umożliwiający uczestnikom zapoznanie się z jej treścią przed dokonaniem Nagrania.
11. Nagranie rozmowy jest dobrowolne. Osoba nagrywana podejmuje decyzję o utrwaleniu swojego głosu w sposób świadomy i dobrowolny.
12. Administrator nie przetwarza Nagrań w celu identyfikacji Osób nagrywanych ani nie łączy ich z innymi zbiorami danych osobowych.
13. Administrator nie monitoruje treści Nagrań w sposób systematyczny ani nie dokonuje ich analizy merytorycznej, chyba że jest to niezbędne do realizacji obowiązków prawnych lub rozpatrzenia zgłoszenia dotyczącego naruszenia prawa.

• DANE OSÓB KONTAKTUJĄCYCH SIĘ Z ADMINISTRATOREM

1. Administrator przetwarza dane osobowe osób kontaktujących się z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularza kontaktowego lub telefonicznie.
2. Zakres przetwarzanych danych obejmuje w szczególności:
   • imię i nazwisko (jeżeli zostało podane),
   • adres E-mail,
   • numer telefonu,
   • inne dane przekazane dobrowolnie w treści wiadomości.
3. Dane przetwarzane są w celu:
   • udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
   • prowadzenia korespondencji,
   • obsługi zgłoszeń związanych z realizacją Umowy.
4. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji oraz obsłudze zapytań.
5. Dane przechowywane są przez okres niezbędny do zakończenia korespondencji,
   a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

• ODBIORCY DANYCH

1. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w niniejszej Polityce Prywatności.
2. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:
   • operatorzy płatności elektronicznych,
   • podmioty świadczące usługi księgowe i rachunkowe,
   • dostawcy usług hostingowych i serwerowych,
   • dostawcy usług informatycznych i wsparcia technicznego,
   • firmy kurierskie realizujące dostawę i odbiór Urządzeń,
   • dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych – wyłącznie w zakresie danych Użytkowników Serwisu i tylko w przypadku korzystania z takich narzędzi.
3. Podmioty, którym przekazywane są dane osobowe, przetwarzają je na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zawartych z Administratorem, zgodnie z art. 28 RODO, albo jako odrębni administratorzy danych – w przypadku gdy charakter usługi tego wymaga (np. operator płatności).
4. Administrator nie sprzedaje danych osobowych oraz nie udostępnia ich podmiotom trzecim do własnych celów marketingowych.

• PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

1. Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
2. W przypadku korzystania przez Administratora z narzędzi informatycznych lub usług podmiotów mających siedzibę poza EOG, dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich.
3. W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się wyłącznie:
   • do państw, wobec których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, lub
   • na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO,
     w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
4. Administrator zapewnia, że w przypadku przekazywania danych poza EOG stosowane są odpowiednie środki zabezpieczające zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.\

• PRAWA OSÓB KTÓRYCH DOTYCZĄ DANE

1. Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności:
   • prawo dostępu do danych osobowych oraz uzyskania informacji o zasadach ich przetwarzania (art. 15 RODO),
   • prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO),
   • prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO,
   • prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
   • prawo do przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy (art. 20 RODO),
   • prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (art. 21 RODO),
   • prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
2. W celu realizacji swoich praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się
   z Administratorem za pośrednictwem adresu e-mail wskazanego w niniejszej Polityce Prywatności.
3. Administrator udziela odpowiedzi na żądania bez zbędnej zwłoki, nie później niż
   w terminie jednego miesiąca od ich otrzymania, z zastrzeżeniem przypadków przewidzianych w RODO.
4. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.

• DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH

1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w zakresie wskazanym w niniejszej Polityce Prywatności może być niezbędne do:
   • zawarcia i wykonania Umowy,
   • dokonania rezerwacji Urządzenia za pośrednictwem Serwisu,
   • realizacji płatności,
   • udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
   • realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.
2. Niepodanie danych osobowych w zakresie wymaganym do zawarcia i wykonania Umowy skutkuje brakiem możliwości dokonania rezerwacji oraz realizacji usługi.
3. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – podanie danych jest całkowicie dobrowolne, a brak zgody nie wpływa na możliwość korzystania
   z podstawowych funkcjonalności Serwisu, o ile dane te nie są niezbędne do realizacji Umowy.
4. Osoba nagrywana podejmuje decyzję o utrwaleniu swojego głosu dobrowolnie. Brak zgody na nagranie oznacza możliwość powstrzymania się od korzystania z Urządzenia.

• BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych adekwatnie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną.
2. W szczególności Administrator:
   • ogranicza dostęp do danych osobowych wyłącznie do osób upoważnionych,
   • stosuje zabezpieczenia systemów informatycznych, w tym hasła dostępu oraz środki ochrony przed nieuprawnionym dostępem,
   • korzysta z usług podmiotów zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych,
   • zapewnia kontrolę nad procesem przetwarzania Nagrań oraz ich trwałe usunięcie po upływie okresu retencji określonego w niniejszej Polityce.
3. Administrator podejmuje działania mające na celu zapewnienie poufności, integralności
   i dostępności danych osobowych oraz ochronę przed ich przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.
4. Administrator na bieżąco analizuje ryzyka związane z przetwarzaniem danych oraz dostosowuje stosowane środki bezpieczeństwa do aktualnych zagrożeń.

• PLIKI COOKIES I TECHNOLOGIE ŚLEDZĄCE

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) oraz inne podobne technologie służące do zapewnienia prawidłowego działania Serwisu, poprawy jego funkcjonalności oraz prowadzenia analiz statystycznych.
2. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika (np. komputerze, tablecie, smartfonie) podczas korzystania z Serwisu.
3. W Serwisie mogą być wykorzystywane następujące rodzaje plików cookies:
   • cookies niezbędne (techniczne) – umożliwiające prawidłowe funkcjonowanie Serwisu, w szczególności realizację procesu rezerwacji, logowania oraz obsługi płatności,
   • cookies analityczne – umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania
     z Serwisu w celu jego optymalizacji,
   • cookies marketingowe – wykorzystywane do prowadzenia działań reklamowych oraz dopasowywania treści marketingowych, wyłącznie w przypadku wyrażenia przez Użytkownika odpowiedniej zgody.
4. Administrator może korzystać z narzędzi analitycznych i marketingowych dostarczanych przez podmioty trzecie (np. dostawców usług analitycznych lub reklamowych). W takim przypadku dane mogą być przetwarzane również przez tych dostawców zgodnie z ich politykami prywatności.
5. W zakresie, w jakim wykorzystywane są cookies inne niż niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu, ich użycie wymaga uprzedniej zgody Użytkownika wyrażonej za pośrednictwem odpowiedniego mechanizmu zarządzania zgodami (tzw. banner cookies).
6. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies za pośrednictwem ustawień swojej przeglądarki internetowej lub poprzez panel zarządzania zgodami dostępny w Serwisie.
7. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne w Serwisie.
8. Podstawą prawną stosowania plików cookies niezbędnych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowego działania Serwisu), natomiast w przypadku plików cookies analitycznych
   i marketingowych – zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

• POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w szczególności w przypadku:
   • zmiany przepisów prawa,
   • zmiany zakresu świadczonych usług,
   • wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych,
   • zmiany sposobów przetwarzania danych osobowych.
2. Aktualna wersja Polityki Prywatności publikowana jest w Serwisie.
3. W przypadku wprowadzenia istotnych zmian wpływających na zakres przetwarzania danych osobowych, Administrator może poinformować o tym Użytkowników w formie komunikatu zamieszczonego w Serwisie.
4. Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 27.02.2026.